Poniżej przedstawiamy orientacyjny wykaz dokumentów i informacji niezbędnych do podpisania aktu notarialnego. Dokonanie konkretnej czynności notarialnej w niektórych sytuacjach może wymagać przedstawienia dodatkowych dokumentów. W związku z tym prosimy każdorazowo o kontakt z Kancelarią (telefonicznie, e-mailem lub osobiście), w celu potwierdzenia listy dokumentów wymaganych przy dokonywaniu czynności notarialnej.
Do przygotowania projektu aktu notarialnego wystarczy dostarczyć kopie dokumentów (osobiście lub mailem), a oryginały przedłożyć przy podpisywaniu umowy.

1. PEŁNOMOCNICTWO

• dowód osobisty lub paszport mocodawcy, czyli osoby udzielającej pełnomocnictwa,
• dane pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, miejsce zamieszkania, numer dowodu osobistego),
• w przypadku spółek – numer KRS,
• numer księgi wieczystej lub dane dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, w przypadku gdy mają one być przedmiotem pełnomocnictwa

2. TESTAMENT

• dowód osobisty lub paszport osoby pragnącej sporządzić testament,
• dane spadkobierców (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, PESEL)

3. TESTAMENT Z ZAPISEM ZWYKŁYM LUB WINDYKACYJNYM

• dowód osobisty lub paszport osoby pragnącej sporządzić testament,
• dane spadkobierców (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, PESEL),
• jeżeli przedmiotem zapisu ma być nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – numer księgi wieczystej nieruchomości, a w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nie posiadającego księgi wieczystej zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej

4. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (oryginał),
• odpisy skrócone aktów urodzenia wszystkich spadkobierców (oryginały), a w przypadku osób, które zawarły związek małżeński i zmieniły nazwisko skrócony odpis aktu małżeństwa (nie jest wówczas wymagane przedłożenie odpisu skróconego aktu urodzenia),
• numer PESEL zmarłego (np. z anulowanego dowodu osobistego),
• testament – jeśli był sporządzany,
• oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu spadku (jeżeli już były składane),
• umowa o zrzeczenie się dziedziczenia (jeżeli została zawarta),
• dowody osobiste lub paszporty spadkobierców,
• numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład masy spadkowej po zmarłym

5. OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU/ODRZUCENIU SPADKU

• dowód osobisty lub paszport osoby składającej oświadczenie,
• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• informacje o pozostałych spadkobiercach ustawowych: imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania,
• informacje o istnieniu, treści i miejscu przechowywania testamentów spadkodawcy, jeżeli zostały sporządzone

6. MAŁŻEŃSKA UMOWA MAJĄTKOWA

• dowody osobiste lub paszporty małżonków lub osób planujących zawarcie związku małżeńskiego,
• odpis skrócony aktu małżeństwa, a w przypadku umów zawieranych przed zawarciem związku małżeńskiego wskazanie planowanej daty zawarcia związku,
• w przypadku umowy rozszerzającej wspólność majątkową – numer księgi wieczystej lub dane dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, w przypadku gdy są one objęte umową majątkową małżeńską

7. OŚWIADCZENIE O PODDANIU SIĘ EGZEKUCJI

• dowód osobisty lub paszport osoby poddającej się egzekucji,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• podstawa poddania się egzekucji (np. umowa dzierżawy/najmu, umowa o dofinansowanie rozpoczęcia działalności gospodarczej)

8. OŚWIADCZENIE O USTANOWIENIU HIPOTEKI

• dowód osobisty lub paszport osoby ustanawiającej hipotekę,
• umowa kredytu, pożyczki lub inny dokument określający wierzytelność,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• zaświadczenie banku (w przypadku kredytu) potrzebne do ustanowienia hipoteki,
• podstawa nabycia nieruchomości lub prawa, na którym ma być ustanowiona hipoteka (akt notarialny, prawomocne orzeczenie sądu lub ostateczna decyzja administracyjna),
• numer księgi wieczystej nieruchomości, obciążanej hipoteką,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo obciążaną nieruchomość lub prawo w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn

9. UMOWA SPRZEDAŻY DZIAŁKI

• dowody osobiste lub paszporty sprzedających i kupujących,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
• numer księgi wieczystej nieruchomości,
• wypis i wyrys z rejestru gruntów,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie ceny, sposobu zapłaty, numeru konta sprzedających oraz terminu wydania przedmiotu umowy,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy,
• przy rozdzielności majątkowej małżeńskiej – umowa majątkowa małżeńska,
• przy podziale nieruchomości: mapa z projektem podziału nieruchomości i ostateczna decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca projekt podziału nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych działki oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej na wszystkie działki powstałe z podziału

10. UMOWA SPRZEDAŻY LOKALU MIESZKALNEGO LUB SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ

• dowody osobiste lub paszporty sprzedających i kupujących,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• numer księgi wieczystej nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie ceny, sposobu zapłaty, numeru konta sprzedających oraz terminu wydania przedmiotu umowy,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• przy rozdzielności majątkowej małżeńskiej – umowa majątkowa małżeńska
• zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami wydane przez zarządcę,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w sprzedawanym lokalu

11. UMOWA SPRZEDAŻY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU BEZ KSIĘGI WIECZYSTEJ

• dowody osobiste lub paszporty sprzedających i kupujących,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie ceny, sposobu zapłaty, numeru konta sprzedających oraz terminu wydania przedmiotu umowy,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• przy rozdzielności majątkowej małżeńskiej – umowa majątkowa małżeńska,
• zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami eksploatacyjnymi w spółdzielni,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w sprzedawanym lokalu,
• zaświadczenie ze spółdzielni, z którego wynika, że sprzedającym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, a w przypadku gdy w akcie ma być zawarty wniosek o założenie księgi wieczystej zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową do założenia księgi wieczystej

12. UMOWA DAROWIZNY DZIAŁKI

• dowody osobiste lub paszporty darczyńcy i obdarowanego,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
• numer księgi wieczystej nieruchomości,
• wypis i wyrys z rejestru gruntów,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie wartości przedmiotu umowy oraz terminu wydania,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy,
• przy podziale nieruchomości: mapa z projektem podziału nieruchomości i ostateczna decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca projekt podziału nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych działki oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej na wszystkie działki powstałe z podziału

13. UMOWA DAROWIZNY LOKALU MIESZKALNEGO LUB SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ

• dowody osobiste lub paszporty darczyńcy i obdarowanego,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• numer księgi wieczystej nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie wartości przedmiotu umowy oraz terminu wydania,
• w przypadku spółek – numer KRS

14. UMOWA DAROWIZNY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIWEGO PRAWA DO LOKALU BEZ KSIĘGI WIECZYSTEJ

• dowody osobiste lub paszporty darczyńcy i obdarowanego,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie wartości przedmiotu umowy oraz terminu wydania,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• zaświadczenie ze spółdzielni, z którego wynika, że darczyńcy przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, a w przypadku gdy w akcie ma być zawarty wniosek o założenie księgi wieczystej zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową do założenia księgi wieczystej